Buku Manual & Panduan Resmi Pengguna

Sistem Informasi SDM (SISDM)
PMI Kota Jakarta Pusat

Panduan operasional terpadu bagi Staf, Pengurus, Relawan, dan Super Admin dalam mengoperasikan modul Profil, E-Absensi, E-Cuti, dan Validasi Kinerja.

01

Modul Akses

Akses Sistem & Pengisian Biodata Mandiri

A. Halaman Login Utama

Halaman depan menampilkan form login di sisi kiri dan panel informasi transparan berlatar belakang Gedung PMI di sisi kanan.

Bagi yang sudah memiliki akun, masukkan Email dan Password, lalu klik tombol merah Log In.
Terdapat fitur "Stay signed in" dan link "Lupa Password?" jika Anda terkendala akses.

B. Pengajuan Akun (Input Mandiri)

Bagi Staf/Pengurus baru yang belum memiliki akun, klik tombol putih 📝 Input Mandiri di panel kanan halaman depan.

Isi form lengkap meliputi: Nama Lengkap, Email Aktif, NIP/MIS, NIK (KTP), dan No. WhatsApp.
Pilih Kategori Utama dan Jabatan Spesifik.
Klik tombol Kirim Biodata Mandiri. Data Anda akan masuk ke antrean validasi Super Admin.

02

Modul Dasar

Beranda Utama & Manajemen Profil

A. Beranda / Dashboard

Setelah login, Anda akan melihat kartu identitas merah menyapa Anda (Contoh: "Selamat Sore, Nama Anda").

⚠️ Peringatan Absen: Jika belum absen, akan muncul kotak merah bertuliskan "Anda belum melakukan Absen Masuk hari ini" beserta tombol pintas biru ke mesin absensi.
📅 Sisa Cuti: Panel di kanan menunjukkan sisa kuota cuti tahunan Anda (Standar: 12 Hari).

B. Profil, Berkas & Keamanan

Identitas: Di menu Profil & Berkas, Anda bisa mengunggah foto profil. Perhatikan peringatan kuning: NIK bersifat tetap dan tidak dapat diubah sendiri.
Notifikasi: Masukkan Username dan Chat ID Telegram agar akun terhubung dengan Bot sistem.
Berkas: Unggah dokumen PDF/Foto di panel "Berkas / Dokumen Saya".
Ubah Password: Akses menu berikon kunci kuning 🔑 untuk mengganti kata sandi. Wajib memasukkan sandi lama dan sandi baru (min. 6 karakter).

03

Modul Inti Utama

E-Absensi Kehadiran Berbasis GPS & Kamera

📱 PERHATIAN PENTING:

Fitur Absensi WAJIB menggunakan Handphone (Smartphone). Sistem secara otomatis mendeteksi Lokasi GPS. Jika Anda melihat kotak merah "Akses Lokasi (GPS) Belum Aktif", pastikan Anda memberikan izin akses lokasi di browser HP Anda.

Cara Absen (Masuk & Pulang):

Buka menu 📍 E-Absensi di HP Anda.
Pastikan notifikasi hijau berbunyi: "Lokasi GPS Terdeteksi & Dikunci!".
Perhatikan Jam Digital (WIB) yang berjalan real-time.
Klik tombol Choose File pada bagian "Ambil Foto Selfie". (Kamera depan HP akan terbuka otomatis).
Ambil foto wajah yang jelas, lalu klik tombol biru 👇 ABSEN MASUK SEKARANG.

Riwayat Kehadiran (Tabel Bawah):

Setiap absensi yang berhasil akan tercatat di tabel Riwayat Kehadiran Anda yang menampilkan:

Waktu presisi Masuk & Pulang.
Link Foto untuk melihat hasil jepretan selfie.
Link Peta untuk melihat titik koordinat Google Maps saat Anda absen.

04

Modul Kinerja

Pengajuan E-Cuti & Laporan Aktivitas

A. Pengajuan E-Cuti

Gunakan form di menu E-Cuti untuk perizinan tidak masuk kerja.

Pilih Jenis Cuti (Tahunan, Sakit, dll) dari menu dropdown.
Tentukan Tanggal Mulai Cuti dan Tanggal Masuk Kantor.
Tuliskan deskripsi pada kolom Keterangan / Alasan Cuti, lalu klik tombol biru Kirim Pengajuan Cuti.
Status pengajuan dapat dilihat pada tabel Riwayat di bagian bawah halaman.

B. Input Aktivitas (Logbook)

Gunakan menu Input Aktivitas ✍️ untuk mencatat kinerja harian.

Pilih tanggal pada Kalender interaktif di sisi kiri.
Isi form di panel kanan: Jam Mulai & Selesai, Nama Pekerjaan, dan Keterangan (Rincian Hasil).
Pantau Metrik Anda: Di bawah kalender terdapat 4 kotak status: Total Input, Belum Validasi (⏳), Disetujui (✅), dan Ditolak (❌) oleh atasan.

05

Modul Khusus

Menu Khusus Super Admin (Hak Akses Penuh)

Menu ini hanya muncul di Sidebar Kiri bagi akun dengan role ADMIN. Mencakup tata kelola seluruh data SDM secara terpusat.

👥 Kelola Pegawai

Melihat Daftar Seluruh Pegawai. Admin dapat mem-filter data, men-download ke Excel (Tombol Hijau), serta mengeksekusi aksi: Edit, Akses, atau Hapus akun secara permanen.

📥 Permintaan Mandiri

Tempat meninjau pendaftaran staf baru (Input Mandiri) yang statusnya Menunggu Validasi. Admin bertugas menekan tombol Setujui atau Tolak pada baris data pengajuan.

📊 Rekap Absensi

Menu sentral untuk menarik laporan. Pilih Bulan dan Tahun, filter nama pegawai, lalu cetak laporan melalui tombol Cetak PDF atau Download Excel.

✅ Persetujuan Cuti

Pusat persetujuan permohonan libur. Fitur tingkat lanjut di halaman ini meliputi:

Mengubah sisa kuota cuti pegawai secara manual (Ketik angka lalu klik Simpan).
Tindakan Massal (Berbahaya!): Tombol merah Reset Kuota Semua Pegawai dan Hapus Semua Histori.

✍️ Validasi Aktivitas

Admin wajib memvalidasi Logbook harian staf. Klik Setujui atau Tolak. Jika ditolak, sistem akan menampilkan Alasan Penolakan berwarna merah (Contoh: "Ditolak oleh: Admin. Alasan: Harap lampirkan foto kegiatan") agar staf dapat merevisinya.